digitizing





Оцифровка документов – это технически сложный процесс, который зависит от набора документнов Вашей организации, и их особенностей. Направленность работы предприятия и его цели, лягут в основу принципов отбора документов для создания цифровый копий документов. Это может быть создание рабочего фонда документов для их интенсивного использования, фонда хранения или создание полнофункционального электронного архива.

Argentum.kz предлагает оцифровку сшитых и расшитых документов размерами от A6 до A0+, находящихся как в новом так и ветхом состоянии. Работы проводятся на профессиональных книжных и документальных сканерах.


Услуга по созданию цифровых копий документов включает в себя:

  1. Подготовка документов к оцифровке
    • Техническая подготовка - все что связано с физической подготовкой документов: разброшюровка, изъятие скрепок, скоб и тому подобными процедурами
    • Систематизация документов - отбор документов для сканирования, упорядочивание согласно заявленным требованиям. Основой сортировки может стать дата, тип, структурное подразделение, номера и т.п.
  2. Оцифровка документов
    • Этот этап является главным с точки зрения технической реализации проекта. Здесь ваши документы переводятся в цифровой вид. В зависимости от типа и состояния документов может применятся тот или иной метод сканирования..
  3. Обработка
    • Следующим этапом работ является верификация полученных изображений. Под ней подразумевается не только визуальный контроль качества и соответствия сканированного изображения исходному, но и, при необходимости, дополнительная обработка, например ручная корректировка при неудовлетворительном качестве оригинала текста, блеклости. Или же распознавание содержимого документа.
  4. Электронный архив
    • Дальнейшая деятельность по обработке отсканированных документов ведется в том случае, если вам необходима ее дополнительная систематизация. Наша компания предлагает вам полный спектр услуг в этом направлении. В зависимости от специфики Вашего документооборота, количества пользователей системы, условий хранения и доступа к информации мы готовы предложить вам решения любого уровня сложности (от создания электронной описи на базе электронных таблиц MS Excel до масштабного электронного архива с поддержкой многопользовательского режима и сложного контекстного поиска по массиву оцифрованных документов).

Зачем нужно сканирование бумажных документов?

Сканирование – это один из способов перехода из мира бумажной суеты в мир электронного порядка

  • Отсканированный образ документа не порвется, не испачкается и не потеряется. Износ и риск утраты документов станет минимальным.
  • Копировать электронный документ можно в любом количестве без дополнительных затрат, что позволяет пользоваться им сразу нескольким сотрудникам разных отделов. Это особенно удобно, когда Ваша организация имеет множество филиалов и представительств по всей стране.
  • Используя электронную копию, Вы экономите офисное пространство. Вам также не надо будет нести дополнительные расходы на покупку картриджей и бумаги для копирования документов и на покупку оборудования. Сократятся расходы на оплату площадей для хранения бумаг.
  • Нет лишней суеты с документами. Получение доступа к электронному документу происходит быстро и круглосуточно.
  • Производительность труда Ваших сотрудников увеличится за счет сокращения времени на поиск документов, их копирования и рассылку.
  • Обеспечивается более совершенная защита от несанкционированного доступа к документам.


Какие документы мы сканируем?

Какие документы имеет смысл сканировать? Естественно, что вряд ли вам понадобиться сканирование всего документооборота вашей организации. Однако в зависимости от направления деятельности, особенностей структуры компании, принятых внутренних правил работы с документами необходимость цифрового копирования может коснуться самого широко спектра материалов. Обычно нам заказывают копии часто используемых финансовых документов (счета-фактуры, накладные), документов, касающихся юридической организации производственного процесса (договоры, соглашения, контракты), нередки случаи оцифровки ряда типовых бухгалтерских материалов.

Мы работаем со всем форматами и типами документов. К услугам наших клиентов

  • Поточное(массовое) сканирование.
    Метод подразумевающий большие объемы в сжатые сроки и высокое качество выходных документов. При этом качество и порядок исходных бумажных документов не должны пострадать. Обычно используется для расшитых документов формата А3 или А4.
  • Планшетное или книжное сканирование
    Используется для сканирования сшитых документов формата А3 или А2, при этом используются различные специализированные книжные сканеры или планшетные приставки документных сканеров, скорость работы которых значительно выше чем у офисных аналогов. При использовании книжного сканера обеспечивается бережное отношение с документом, а бесконтактное сканирование гарантирует физическую целостность оригинала.
  • Широкоформатное сканирование
    Используется для сканирования документов формата до А0+ включительно. Это могут быть чертежи, плакаты, картины и т.п.


Зачем нужен аутсорсинг оцифровки?

Массовое сканирование документов — это в первую очередь, вопрос техники. В этой ситуации важным параметром оказывается скорость оцифровки. Стандартная офисная техника способна сделать 10-12 сканов в минуту, которые может обеспечить ваш МФУ, и этого недостаточно для заданий, связанных с действительно крупными объемами. Второй нюанс - работники. Наверняка не стоит привлекать своих квалифицированных специалистов, которые, скорее всего, имеют высокую загруженность текущими задачами. Будут ли оправданы ли те средства, которые Вы затратите на оплату труда своего сотрудника, если он, хотя бы на день, перестанет выполнять свои прямые обязанности и озаботится обслуживанием сканера? А ведь практика показывает, что в ряде случаев одним рабочим днем дело может и не ограничиться. Прибавьте сюда тот факт, что Ваш сотрудник не сталкивается с подобной работой ежедневно, что заведомо увеличивает возможность ошибок и неточностей, которые в конечном итоге стоит рассматривать как дополнительно пониженную эффективность труда.


Вид услуги сканирование документов и чертежей
Формат документов для оцифровки от А6 до А0+
Тип документов для оцифровки сшитые, расшитые
Состояние Новые, ветхие, поврежденные и т. п.

Created by Silkin Petr 2012